Hướng dẫn sơ loại bài báo
Hướng dẫn phân công BTV chính cho bài báo
Sau khi tác giả gửi bài báo lên tạp chí, người quản lý tạp chí sẽ nhận được thông tin về bài báo mới qua email hoặc mục Nhiệm vụ trên hệ thống.
Tại danh mục các bài báo, người quản lý tạp chí có thể xem được tất cả các bài báo và thông tin bài báo đã gửi lên tại tab Đang xử lý.
Các thông tin người quản lý tạp chí có thể nhìn thấy bao gồm: ID bài báo, tác giả, tiêu đề, thời gian gửi bài báo, thời gian cập nhật bài báo và các trạng thái của bài báo.
Người quản lý tạp chí nhấp chuột vào bài báo cần xử lý để xem chi tiết và tiến hành phân công BTV phụ trách cho bài báo.
Chọn Phân công sau đó chọn quyền là BTV chính. Lúc này danh sách BTV có quyền BTV chính sẽ hiện ra, người dùng quản lý tích chọn BTV chính cần phân công.
Người quản lý tạp chí chọn 1 mẫu email để gửi đến BTV chính (các mẫu email sẽ tự động lấy các thông tin như tên, tiêu đề, tóm tắt bài báo) sau đó chọn Lưu lại.
Hướng dẫn BTV chính sơ loại
Sau khi được phân công tham gia bài báo, BTV chính sẽ nhận được thư mời tham gia bài báo đồng thời có thể thấy thông báo được phân công tại mục Nhiệm vụ trên bảng điều khiển.
BTV chính nhấp chuột vào 1 bài báo bất kỳ để xem chi tiết.
BTV chính có thể xem được các file bài báo mà tác giả đã tải lên tại mục Tệp bài báo.
Toàn bộ các file tác giả gửi lên hệ thống sẽ đều được tiến hành kiểm tra trùng lặp, đạo văn bởi công cụ Kiểm Tra Tài Liệu. BTV chính có thể nhấp chuột vào mức độ trùng lặp được hiển thị để xem tỉ lệ trùng lặp, lỗi chính tả,... của file. BTV có thể tải về các báo cáo dưới dạng PDF hoặc xem báo cáo online theo hướng dẫn Kiểm tra mức độ trùng lặp của bài báo.
Nếu cần trao đổi thêm thông tin với tác giả về bài báo, BTV chính có thể chọn Thêm thảo luận tại mục thảo luận trước khi phản biện, chọn người tham gia có thể nhìn thấy thảo luận này, BTV chính điền tiêu đề và nội dung tin nhắn sau đó chọn đồng ý để gửi thông tin qua thảo luận.
BTV có thể tải bài báo về và xem xét sơ loại cho bài báo bằng cách nhấn vào file bài báo trên hệ thống.
Ngoài ra, hệ thống xuất bản tạp chí điện tử VOJS cung cấp thêm cho BTV công cụ hỗ trợ xác minh tính chính xác của Tài liệu tham khảo của bài báo.
Tại tab Nội dung xuất bản, BTV chính chọn tab Tài liệu tham khảo rồi chọn tự động phân tích. Lúc này, hệ thống sẽ Tự động phân tích và tìm kiếm các dữ liệu liên quan đến DOI cũng như link gốc của bài báo nhờ công cụ Scholar Hub và Google Scholar.
Sau khi phân tích thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông tin tổng quan gồm: tổng số lượng tài liệu tham khảo, số tài liệu có DOI/link gốc của bài báo và số tài liệu chưa tìm kiếm được thông tin.
BTV chính xem xét kết quả trên đồng thời kết hợp với việc sơ duyệt nội dung file bài báo làm căn cứ đưa ra các quyết định xử lý tiếp theo:
- Yêu cầu sửa đổi: Nếu bài báo cần sửa đổi, bổ sung thêm thông tin. BTV chính chọn Yêu cầu sửa đổi, tích chọn thông báo gửi mail và điền mốc thời gian hạn sửa đổi để gửi thông báo cho tác giả.
Sau khi yêu cầu sửa đổi, tại mục Bản sửa đổi, BTV chính có thể kiểm tra chi tiết trạng thái yêu cầu chỉnh sửa và mốc thời gian phản hồi.
- Gửi phản biện: Nếu bài báo đã đáp ứng đủ các điều kiện sơ loại ban đầu. BTV chính chọn Gửi phản biện để chuyển bài báo sang giai đoạn đánh giá khoa học.
- Chấp nhận và bỏ qua phản biện: Trường hợp bài báo đạt yêu cầu xuất sắc cả về nội dung và định dạng, không cần bổ sung hoặc phản biện lại. BTV chính chọn Chấp nhận và bỏ qua phản biện, tích chọn gửi email thông báo cho tác giả để chuyển thẳng bài báo sang giai đoạn biên tập & xuất bản.
- Từ chối bài báo: Nếu bài báo không đáp ứng được yêu cầu về chất lượng hoặc phạm vi của tạp chí. BTV chính chọn Từ chối bài báo và gửi email thông báo lý do chi tiết tới tác giả.
- Tác giả rút bài: Trường hợp tác giả rút bài báo vì lý do cá nhân. BTV chính chọn mục Tác giả rút bài và gửi email xác nhận thông báo đến tác giả.
