Hướng dẫn Biên tập viên mời người phản biện cho bài báo
Sau khi được phân công phụ trách bài báo, Biên tập viên (BTV) sẽ nhận được thư mời thông qua địa chỉ email. BTV có thể nhấp vào liên kết có trong email để truy cập trực tiếp bài báo được phân công, hoặc đăng nhập trực tiếp tại trang chủ bằng tài khoản email và mật khẩu cá nhân.
BTV sẽ thấy danh sách các bài báo mình được giao quản lý tại mục Nhiệm vụ của tôi.
BTV nhấp chọn bài báo để xem chi tiết thông tin. Để tiến hành mời phản biện cho bài báo, chọn Thêm người phản biện.
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phản biện được tác giả gợi ý và danh sách các phản biện có sẵn trong hệ thống tạp chí.
1. Lựa chọn người phản biện do tác giả gợi ý
Khi gửi bài báo, tác giả có thể gợi ý các phản biện tiềm năng. BTV có thể xem xét lựa chọn những phản biện này để tham gia đánh giá.
Trường hợp 1: Người phản biện gợi ý chưa có tài khoản trên hệ thống
Với người phản biện gợi ý chưa có thông tin trên hệ thống, BTV chọn Tạo mới Người phản biện để đồng thời tạo tài khoản và mời họ tham gia.
Hệ thống sẽ tự động điền các thông tin của Người phản biện theo dữ liệu tác giả đã cung cấp trước đó.
Dưới đây là giao diện soạn nội dung email mời phản biện:
IMPORTANT
Thiết lập thời hạn phản biện: BTV cần lưu ý xác định chính xác 2 mốc thời gian quan trọng:
- Ngày xác nhận phản biện bài báo: Thời hạn cuối cùng để người phản biện bấm xác nhận đồng ý/từ chối tham gia đánh giá.
- Ngày đến hạn gửi lại nhận xét: Thời hạn cuối cùng để người phản biện gửi lại phiếu đánh giá, nhận xét bản thảo cho tòa soạn.
Tệp tin đính kèm gửi đến phản biện mặc định là tệp tin đã chọn ở giai đoạn gửi sang phản biện. BTV có thể kiểm tra hoặc điều chỉnh bằng cách nhấp chọn Các tệp được phản biện.
Hình thức phản biện mặc định của tạp chí thường là Kín 2 chiều (Double-blind). BTV có thể thay đổi cấu hình sang Kín (Single-blind) hoặc Mở (Open peer review) nếu có yêu cầu đặc thù. Biểu mẫu phản biện cũng được áp dụng theo cài đặt mặc định của tạp chí.
Sau khi xác nhận lại toàn bộ thông tin cấu hình, BTV nhấn chọn Thêm người phản biện để hoàn tất gửi thư mời.
Trường hợp 2: Người phản biện gợi ý đã có tài khoản trên hệ thống
Hệ thống sẽ tự động kiểm tra tính trùng lặp qua email. Nếu địa chỉ email này đã có tài khoản phản biện trên hệ thống, BTV có thể click chọn nhanh Chọn Người phản biện để tiến hành mời trực tiếp.
BTV rà soát lại thông tin email mời, 2 mốc thời hạn, tệp tin bản thảo đính kèm và biểu mẫu phản biện. Sau đó, nhấn Thêm người phản biện để gửi lời mời.
2. Lựa chọn người phản biện có sẵn trên hệ thống
Biên tập viên có thể chủ động tìm kiếm và chỉ định phản biện trong danh sách dữ liệu sẵn có của tạp chí. Tại giao diện chi tiết của giai đoạn Phản biện, BTV chọn Thêm người phản biện.
Kéo xuống vùng hiển thị Tìm người phản biện để xem danh sách phản biện đang hoạt động trên hệ thống.
BTV có thể tìm kiếm theo tên hoặc email của Người phản biện, đồng thời xem các chỉ số lịch sử phản biện (số bài đang nhận phản biện, số bài đã hoàn thành, thời gian đánh giá trung bình,...) để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
Tích chọn phản biện mong muốn, sau đó click Chọn Người phản biện:
BTV rà soát lại thông tin cấu hình (nội dung email, thời hạn gửi phản hồi, tệp tin và biểu mẫu phản biện). Sau đó nhấn Thêm người phản biện để gửi đi.
3. Tạo mới hoàn toàn Người phản biện cho bài báo
Nếu muốn chỉ định một chuyên gia chưa có tài khoản trong cơ sở dữ liệu của tạp chí, BTV chọn Thêm người phản biện => cuộn xuống dưới cùng và chọn Tạo mới Người phản biện.
BTV điền chi tiết thông tin cá nhân của chuyên gia. Các trường thông tin có đánh dấu hoa thị đỏ (*) là bắt buộc phải cung cấp.
BTV kiểm tra kỹ các thông tin thiết lập trong thư mời, sau đó nhấn Thêm người phản biện để hệ thống tự tạo tài khoản và gửi thư mời.
Sau khi gửi lời mời thành công, danh sách các phản biện được phân công phụ trách bài báo sẽ hiển thị rõ ràng tại mục Người phản biện:
