Quy trình gửi bài báo khoa học: 7 bước chi tiết từ A đến Z ​

Quy trình gửi bài báo khoa học bao gồm 7 bước chính: chuẩn bị bản thảo → chọn tạp chí phù hợp → đăng ký tài khoản & nộp bài → xử lý ban đầu (editorial screening) → phản biện (peer review) → sửa đổi & phản hồi → chấp nhận và xuất bản. Toàn bộ quá trình thường kéo dài từ 3 đến 12 tháng tùy tạp chí và lĩnh vực.

Cập nhật: tháng 8/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ VOJS, Metis JSC

Tổng quan quy trình ​

textBản thảo hoàn chỉnh
      ↓
Chọn tạp chí phù hợp
      ↓
Nộp bài (Submission)
      ↓
Xử lý ban đầu (Editorial Screening)
      ↓
Phản biện (Peer Review) ← Có thể lặp lại nhiều vòng
      ↓
Quyết định: Chấp nhận / Sửa lại / Từ chối
      ↓
Hiệu đính bản in (Proofreading)
      ↓
Xuất bản (Publication)

Bước 1: Chuẩn bị bản thảo ​

Trước khi nộp bài, bản thảo cần đáp ứng các yêu cầu:

Cấu trúc bài báo chuẩn (IMRaD) ​

  • Title (Tiêu đề): Ngắn gọn, chứa từ khóa chính, thường 10–15 từ
  • Abstract (Tóm tắt): 150–300 từ, tóm lược mục tiêu, phương pháp, kết quả chính
  • Keywords (Từ khóa): 4–8 từ/cụm từ liên quan
  • Introduction: Bối cảnh, khoảng trống nghiên cứu, mục tiêu
  • Methods: Thiết kế nghiên cứu, mẫu, công cụ, phân tích
  • Results: Kết quả với bảng, hình, số liệu rõ ràng
  • Discussion: Giải thích kết quả, so sánh tài liệu, hạn chế
  • Conclusion: Tóm tắt đóng góp và hướng nghiên cứu tiếp theo
  • References: Danh sách tài liệu tham khảo theo đúng chuẩn của tạp chí

Checklist trước khi nộp bài ​

  • [ ] Đã đọc và tuân theo Author Guidelines của tạp chí
  • [ ] Kiểm tra đạo văn (iThenticate, Turnitin) — tỷ lệ trùng lặp < 15–20%
  • [ ] Định dạng file đúng yêu cầu (thường .docx hoặc .pdf)
  • [ ] Hình ảnh/bảng biểu đạt độ phân giải quy định
  • [ ] Danh sách tác giả và thứ tự tác giả đã được xác nhận
  • [ ] Cover letter đã được soạn thảo
  • [ ] Đã chuẩn bị Data Availability Statement nếu tạp chí yêu cầu

Bước 2: Chọn tạp chí phù hợp ​

Chọn sai tạp chí là nguyên nhân hàng đầu khiến bài bị từ chối ngay từ bước editorial screening.

Tiêu chí lựa chọn tạp chí ​

Tiêu chíMô tả
Phạm vi (Scope)Bài có đúng lĩnh vực của tạp chí không?
Chỉ sốISI Q1–Q4, Scopus, DOAJ, hay HĐGSNN?
Impact FactorPhù hợp với chất lượng nghiên cứu của bạn?
Thời gianTạp chí có thường trả kết quả nhanh không?
Phí xuất bảnAPC (Article Processing Charge) nếu là Open Access
Khả năng chấp nhậnTỷ lệ chấp nhận (acceptance rate) của tạp chí?

Công cụ hỗ trợ chọn tạp chí ​

  • Elsevier Journal Finder: journalfinder.elsevier.com
  • Springer Journal Suggester: Đề xuất tạp chí dựa trên abstract
  • Scopus Source List: Danh sách 40.000+ tạp chí trong Scopus

Lưu ý: Trong quá trình chọn tạp chí, tác giả cần kiểm tra kỹ để tránh gửi bài vào tạp chí săn mồi (predatory journal) — loại tạp chí thu phí đăng bài nhưng không đảm bảo chất lượng phản biện và không được các cơ sở dữ liệu uy tín công nhận.

Bước 3: Nộp bài (Submission) ​

Hầu hết tạp chí hiện sử dụng hệ thống quản lý bài trực tuyến:

Các hệ thống phổ biến ​

Hệ thốngĐược dùng bởi
Editorial Manager (Aries)Springer, Elsevier, Wiley
ScholarOne (Manuscript Central)Taylor & Francis, Sage
OJS (Open Journal Systems)Nhiều tạp chí mã nguồn mở
VOJS30+ tạp chí khoa học Việt Nam

Thông tin cần chuẩn bị khi đăng ký ​

  • Tên đầy đủ, email, đơn vị công tác (affiliation)
  • ORCID iD (nên đăng ký nếu chưa có tại orcid.org)
  • Thông tin đồng tác giả

Sau khi nộp, tác giả nên tận dụng cổng thông tin tác giả (Author Dashboard) nếu hệ thống hỗ trợ, để theo dõi tiến độ bản thảo theo thời gian thực thay vì chờ email cập nhật từ tòa soạn.

Bước 4: Xử lý ban đầu (Editorial Screening) ​

Sau khi nộp, Editor-in-Chief hoặc Handling Editor sẽ xem xét sơ bộ trong 3–14 ngày:

Lý do bị từ chối ngay ở bước này:

  • Bài không đúng phạm vi tạp chí
  • Bản thảo không đủ chuẩn định dạng
  • Đạo văn vượt ngưỡng cho phép
  • Chất lượng khoa học quá thấp để gửi phản biện
  • Bài đã được đăng hoặc đang xét ở tạp chí khác

Theo Wiley (2023), khoảng 40–50% bài nộp bị từ chối ở bước này mà không cần đến phản biện.

Bước 5: Phản biện (Peer Review) ​

Đây là bước quan trọng nhất và mất nhiều thời gian nhất. Editor sẽ mời 2–3 chuyên gia (reviewers) đánh giá bài.

Kết quả phản biện có thể là: ​

Quyết địnhÝ nghĩa
Accept (Chấp nhận)Bài được đăng, có thể cần sửa nhỏ
Minor RevisionSửa đổi nhỏ, không cần phản biện lại
Major RevisionSửa đổi lớn, phải gửi phản biện lại
Reject and ResubmitTừ chối nhưng khuyến khích nộp lại sau khi viết lại
RejectTừ chối hoàn toàn

Theo nghiên cứu "Metrics for Original Research Articles in the AJR: From First Submission to Final Publication" đăng trên American Journal of Roentgenology (2015), chỉ 0,3% bản thảo mới nộp được chấp nhận ngay từ lần đọc đầu tiên mà không cần sửa gì — tuyệt đại đa số bài phải qua ít nhất một vòng Minor hoặc Major Revision trước khi được xuất bản.

Ý nghĩa thực sự của từng loại quyết định — đặc biệt cách phân biệt Minor và Major Revision, mất bao lâu để có kết quả tiếp theo, và nên phản hồi thế nào — được phân tích chi tiết trong bài Major Revision và Minor Revision là gì? Cách đọc quyết định biên tập và phản hồi đúng cách.

Bước 6: Sửa đổi và phản hồi (Revision & Rebuttal) ​

Khi nhận được yêu cầu sửa đổi, tác giả cần:

  1. Đọc kỹ tất cả nhận xét của từng reviewer
  2. Soạn Response Letter — trả lời từng điểm, rõ ràng và lịch sự (xem hướng dẫn chi tiết: cách viết thư phản hồi phản biện chuyên nghiệp)
  3. Sửa bản thảo theo yêu cầu (highlight các phần đã sửa)
  4. Nộp lại đúng deadline (thường 30–60 ngày)

Nguyên tắc viết Response Letter hiệu quả ​

  • Cảm ơn reviewer ở đầu thư
  • Trả lời từng điểm một, không bỏ sót
  • Trích dẫn đoạn đã sửa trong bản thảo mới
  • Nếu không đồng ý với nhận xét, giải thích rõ lý do học thuật
  • Giữ thái độ chuyên nghiệp, không phòng thủ

Bước 7: Chấp nhận và xuất bản ​

Sau khi bài được chấp nhận (Acceptance):

  1. Copyright/License Agreement: Ký hợp đồng bản quyền hoặc chọn giấy phép Creative Commons với tạp chí
  2. Proofreading: Kiểm tra bản in thử (galley proof) — kiểm tra lỗi in ấn, không sửa nội dung lớn
  3. Online First (nếu có): Bài xuất bản trực tuyến trước (Online First) khi chưa vào số chính thức
  4. Publication: Bài xuất hiện trong số tạp chí với đầy đủ thông tin trang, số, DOI — quy trình cấp DOI này có thể tự động hóa hoàn toàn nếu tạp chí tích hợp API với CrossRef, DOAJ, Scopus

Thời gian trung bình theo lĩnh vực ​

Lĩnh vựcThời gian trung bình (nộp → xuất bản)
Y sinh học6–12 tháng
Khoa học tự nhiên4–8 tháng
Kỹ thuật/Công nghệ4–9 tháng
Kinh tế/Xã hội học6–18 tháng
Khoa học máy tính3–6 tháng (nhiều hội nghị hơn tạp chí)

Nguồn: Elsevier Journal Insights, SciRev 2023

Câu hỏi thường gặp ​

Tôi có thể nộp bài cho nhiều tạp chí cùng lúc không? Không. Đây là vi phạm đạo đức xuất bản (duplicate submission). Bạn phải chờ kết quả từ tạp chí hiện tại (hoặc rút bài chính thức) trước khi nộp cho tạp chí khác.

Bị từ chối thì làm gì? Đọc kỹ nhận xét từ chối, cải thiện bài theo góp ý xác đáng, rồi nộp cho tạp chí khác phù hợp hơn. Không nên nản lòng — nhiều bài báo có giá trị khoa học vẫn phải qua 3–5 lần bị từ chối trước khi tìm được tạp chí phù hợp.

Cover letter cần viết gì? Cover letter nên gồm: tiêu đề bài, tên tạp chí, 2–3 câu tóm tắt đóng góp chính, tuyên bố không trùng đăng, và thông tin liên hệ tác giả chính (corresponding author). Xem cấu trúc 5 phần đầy đủ và mẫu câu tiếng Anh dùng ngay tại bài cách viết Cover Letter gửi bài báo khoa học chuyên nghiệp.

Phí APC bao nhiêu là bình thường? Dao động từ 500 USD đến 5.000 USD tùy tạp chí. Nhiều tạp chí miễn phí APC cho tác giả từ nước đang phát triển. Tạp chí predatory thường thu phí cao nhưng không đảm bảo chất lượng. Đọc thêm bài phân tích chi tiết về Phí đăng bài (APC) là gì?.

Có cần dùng dịch vụ hiệu đính tiếng Anh (English editing) trước khi nộp bài không? Nên dùng nếu tác giả không phải người bản ngữ và bài viết cho tạp chí quốc tế. Nhiều tạp chí Scopus/WoS từ chối thẳng ở bước editorial screening chỉ vì lỗi ngôn ngữ nghiêm trọng, dù nội dung khoa học tốt. Các dịch vụ như Elsevier Language Editing hoặc Enago có giá tham khảo khoảng 100–300 USD cho một bài 6.000–8.000 từ, tùy mức độ chỉnh sửa.

Sau khi nộp bài lâu không thấy tòa soạn phản hồi thì nên làm gì? Kiểm tra trạng thái bài trên hệ thống nộp bài trực tuyến trước — phần lớn hệ thống hiện đại (Editorial Manager, OJS, VOJS) hiển thị trạng thái theo thời gian thực. Nếu quá thời gian xử lý trung bình công bố trong Author Guidelines mà bài vẫn ở trạng thái "Under Review" không đổi, có thể gửi email lịch sự hỏi tiến độ tới Editor-in-Chief, không nên hỏi dồn dập trong thời gian ngắn.

Quy trình gửi bài tại tạp chí khoa học Việt Nam có khác gì so với tạp chí quốc tế không? Về cấu trúc 7 bước thì tương tự, nhưng tạp chí Việt Nam trong danh mục HĐGSNN (tên gọi trước đây: HĐCDGSNN) thường chấp nhận bản thảo tiếng Việt, có thể không yêu cầu phí APC (nhiều tạp chí đại học vận hành theo mô hình Diamond Open Access — miễn phí cả đăng bài lẫn đọc bài), và một số tòa soạn quy mô nhỏ vẫn quản lý một phần bằng email thay vì hệ thống trực tuyến hoàn toàn, khiến thời gian phản hồi khó dự đoán hơn so với tạp chí đã số hóa toàn bộ quy trình.

Tóm tắt 7 bước ​

  1. ✅ Chuẩn bị bản thảo đạt chuẩn (IMRaD + kiểm tra đạo văn)
  2. 🎯 Chọn tạp chí phù hợp (scope + chỉ số + acceptance rate)
  3. 📤 Nộp bài qua hệ thống trực tuyến + cover letter
  4. 🔍 Qua editorial screening (3–14 ngày)
  5. 📋 Peer review (4–12 tuần/vòng)
  6. ✍️ Sửa đổi + response letter
  7. 🎉 Chấp nhận → proofreading → xuất bản + DOI

Bài viết được biên soạn bởi VOJS — Metis JSC. Nguồn tham khảo: Elsevier Author Guide 2024, Wiley Author Services, SciRev.se.

Bài viết liên quan:

Cập nhật gần nhất:

Sản phẩm của Công ty Cổ phần Metis.

Copyright © 2020-PRESENT Metis., Jsc